范德堡大学校友关系部的 Nicole Smith 也建议采用这样的编辑流程：
“考虑到大学里推出的所有内容，我认为将自己置于选民的角度确实非常重要。”
她发现，使用主日历来管理学校和 投资者数据库 部门之间的重叠有助于确保校友和学生不会因在短时间内收到多封可能相互冲突的电子邮件而不知所措。
解决方案 2 — 针对你的听众进行有针对性的演讲，并坚持目标。
在学院或大学，受众可能包括准本科生、准毕业生、家长、校友、捐赠者、企业赞助商、当地社区、表演艺术活动参与者、体育迷等等。缩小要接触的特定群体后，请调整信息以使其合适。
路易斯维尔大学的切尔西·艾伦 (Chelsea Allen) 采取了有针对性和周期性的方法。
“因为我们是本科招生办公室，所以受众非常具体。我们主要针对 18-22 岁的年轻人。所以我们必须表现得很酷，或者至少表现得很酷，才能让他们愿意和我们交谈。”
随着时间的推移，推广策略也在不断变化：
“我们会根据季节不断改变我们的信息，”她说。“秋季我们招收学生。冬季我们管理奖学金，并努力为每一位考试成绩达到最低要求的学生提供他们应得的资金。春季我们向他们提供奖学金，并试图说服他们，是的，这是你想要来注册入学指导的地方。夏季我们为他们提供入学指导，并取消夏季入学指导。”